Jenis Dan Managemen Tata Kelola Arsip Sekolah

Jenis Dan Managemen Tata Kelola Arsip Sekolah - Arsip secara umum adalah rekaman informasi tentang diri sesorang atau organisasi dan memiliki makna historis bahkan mungkin memiliki kekuatan hukum sesuai dengan isinya. Sedangkan karakter arsip sendiri juga dapat bermacam - macam bentuknya.

Jenis Dan Managemen Tata Kelola Arsip Sekolah


Sebagai lembaga pendidikan sekolah tentu tidak terlepas dengan yang namanya arsip tersebut. Semua hal yang terkait mulai dari sekolah itu sendiri, siswa maupun guru dan staffnya. Masing - masing memiliki arsip dan secara otomatis juga menciptakan arsip sebagai sejarah keberadaanya di sekolah.

Nah arsip juga dikategorikan dalam dua (2) golongan sesuai dengan fungsinya yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Untuk pengertian arsip ini sendiri sudah pernah saya tuliskan dalam artikel sebelumnya. Disini kita akan membahas tentang apa saja jenis arsip yang ada disekolah dan managemen pengelolaan arsip itu sendiri.

Jenis Arsip Yang Ada Di Sekolah


Pada setiap sekolah setidaknya memiliki dokumen arsip yang bersifat vital sebagai berikut: 

1. SK Pendirian Sekolah & Surat Ijin Operasional  Sekolah.
2. Sertifikat akreditasi sekolah.
3. Buku induk siswa.

4. Buku induk Guru dan Staff.
5. FC Ijasah dan SKHUN.

Realita Arsip di Sekolah

Tulisan ini berawal dari kenyataan yang terjadi bahwa pengelolaan dokumen yang berupa arsip baik di sisi siswa sebagai lulusan dan sekolah sebagai almamater tempat mereka belajar masih banyak yang belum terkelola dengan baik. 

Sekolah sering mendapatkan pengaduan bahwa ada siswa yang mendapati dokumen ijasah mereka rusak atau bahkan hilang misalnya. Disatu sisi pihak sekolah tentu sudah tidak lagi bertanggung jawab akan hal ini. Akan tetapi sebagai rentetan kejadian tersebut tentu si siswa harus melacak dokumen arsip mereka yang berada disekolah kita agar dapat mengurus atau mungkin menggantinya dengan surat keterangan kehilangan.

Jika dokumen disekolah sudah terkelola dengan baik dan terstruktur tentu ini tidak akan menjadi masalah. Sebagai contoh jka arsip sudah terdigitalisasi, maka tinggal cari pada database dan terlacak sudah si arsip tersebut. Yang menjadi masalah adalah ketika sekolah masih belum mengelola arsip dengan benar. Maka akan dapat merugikan si siswa dalam mengurusnya.

Langkah Meningkatkan Kesadaran Arsip

Nah untuk memperbaiki kondisi yang seperti ini diperlukan kepahaman dan kesadaran tentang arsip itu sendiri, dan dalam hal ini adalah Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan menggambil perannya. Sebagai lembaga yang berkompeten sudah seharusnya dapat mengambil tindakan dengan mengadakan hal - hal sebagai berikut misalnya : 
  1. Menyelenggarakan Bimbingan Teknis Arsip Sekolah. Dengan diadakan ini dimaksudkan untuk meningkatkan kompetensi petugas pengelola arsip di sekolah sesuai prosedur dan tentu aturan yang berlaku.
  2. Pembinaan kearsipan. Kegiatan ini merupakan bentuk tindak lanjut dari bimbingan teknis diatas. Jadi dalam hal ini dinas terkait yaitu Dinas kearsipan Dan Perpustakaan melakukan evaluasi secara kontinyu ke sekolah - sekolah untuk memastikan pelaksanaan pengelolaan arsip tersebut.
  3. Pendampingan Pengelolaan Arsip Sekolah. Berbeda dengan pembinaan diatas, untuk pendampingan ini berarti sekolah sudah mulai melaksanakan akan tetapi dengan inisiatif dari sekolah mengajukan agar diberikan pembekalan secara teori maupun praktek langsung.
  4. Digitalisasi Arsip Sekolah. Digitalisasi berarti kegiatan mengolah file tercetak menjadi file digital . Dengan demikian berarti perlu adanya prioritas terkait arsip apa saja yg dirasa perlu dan memang wajib dilestarikan untuk kedepannya. Hasil olah arsip ini nantinya juga dapat dikelola sebagai bahan untuk layanan publik. Artinya untuk bahan database kepemilikan dokumen yang selnjutnya dapat diakses oleh pemiliknya secara terbatas.
  5. Preservasin Arsip Sekolah. Preservasi berarti memperbaiki arsip yang sudah ada akan tetapi dalam kondisi rusak. Rusak disini juga bermacam macam penyebab dan kriteria kerusakannya. Kerusakan bisa berupa karena bahan arsip yang memang kurang baik sehingga mengakibatkan arsip cepat rusak. Bisa juga karena adanya serangan hama dan karena bencana alama misalnya.
  6. Kepedulian akan arsip juga dapat ditingkatkan dengan mengadakan serangkaian lomba tentang arsip ini sendiri. Karena dengan adanya kriteria yang disusun sesuai standar kearsipan dalam penilaian, maka mau tidak mau sekolah dalam hal ini petugas akan mengikutinya.

Langkah awal kepedulian arsip oleh sekolah


Sebagai langkah keseriusan sekolah mengelola arsip dengan baik maka diperlukan sarana dan prasarana pendukung untuk hal ini. 

Setidak - tidaknya sekolah harus menugaskan seorang petugas khusus dalam pengelolaan arsip ini. Menyediakan ruang penyimpanan arsip secara permanen dan tentu aman dari air, api, dan gangguan hama. 

Melakukan digitalisasi arsip untuk saat ini mungkin adalah hal yang baik, mengingat teknologi sekarang sudah sangatmendukung untuk dapat dilakukan hal ini. Digitalisasi arsip menurut saya juga merupakan investasi besar untuk kelestarian arsip kedepannya, karena sebagaiman kita ketahui bahwa keterbatasan ruang pasti akan menjadi kendala baru setelah beberapa tahun kedepan.


Perlu dukungan sistem temu kembali arsip

Berkaitan dengan tata kelola arsip tentu juga dibutuhkan sistem baik dalam penyimpanan nya telebih dalam sistem temu kembali arsip. Dalam hal ini diperlukan aplikasi yang fleksibel sesuai dengan kondisi sekolah tersebut.

Hal yang perlu diketahui tentang sistem ini antara lain adalah : 
1. Penentuan jenis arsip (dinamis atau statis)
2. Pengklasifikasian arsip. Pelajari juga tentang klasifikasi surat resmi dinas.
3. Pengkodean untuk tiap - tiap arsip.

Kesimpulannya adalah managemen arsip akan menjadi baik jika memang dari awal terbitnya dokumen arsip tersebut sudah baik. Baik disini adalah kesadaran dan kepahaman akan arti penting arsip itu sendiri di masa mendatang. Tanpa itu maka tidak ada arsip. Dokumen hanya sekedar berkas yang terserak tanpa adanya pengelolaan yang benar. 

Baik, saya kira cukup sekian dulu tulisan tentang Jenis Dan Managemen Tata Kelola Arsip Sekolah , semoga bermanfaat bagi kita. Mohon maaf jika ada kesalahan dalam menyebutkan kata dan istilah. Terima kasih. 

Subscribe to receive free email updates: