Home  ›  Kearsipan

Ringkasan Materi Pengelolaan Arsip Vital

Ringkasan Materi Pengelolaan Arsip Vital - Tulisan berikut merupakan ringkasan dari modul pembelajaran materi Pengantar Pengelolaan Arsip Vita dengan Krihanta sebagai penulisnya.

 PENGANTAR PENGELOLAAN ARSIP VITAL

Ringkasan Materi Arsip Vital

 A. Latar Belakang Pengelolaan Arsip Vital.

Arsip merupakan informasi terekam dalam bentuk dan karakteristik apapun yang dapat dijadikan sebagai bukti dan mendukung kelangsungan sebuah organisasi .
Bentuk arsip meliputi:
  • Kertas
  • Kulit kayu
  • CD
  • Flash disk
  • Hard disk
  • Film strip
  • Kaset Video
  • Kartografi
  • Data – data elektronik dalam computer

 Sebuah arsip akan memiliki fungsi sesuai dengan isi yang tertera dari arsip tersebut, baik itu sebagai pendukung suatu kegiatan dalam organisasi maupun hanya sebagai bukti sejarah saja.
Dan sesuai fungsinya tersebut, arsip dapat di golongkan menjadi:
  1. Arsip dinamis (Records)
  2. Asip statis

 Arsip dinamis adalah arsip yang informasinya masih sering digunakan / di pakai oleh suatu organisasi. Dalam hal ini arsip dinamis akan di kelompokkan lagi menjadi arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif, maksud dari arsip dinamis aktif adalah arsip yang frekuensi kegunaannya masih tinggi / sering, sedangkan arsip dinamis in aktif yaitu arsip yang frekuensi kegunaannya sudah menurun.
Dan yang dimaksud arsip statis adalah arsip dinamis yang memiliki nilai keberanjuran yang disimpan permanen karena informasinya  mengandung nilai historis. 

 Berikut pengertian Arsip dinamis oleh beberapa tokoh :
  1. William Shafady, 2004. Arsip dinamis berisi informasi terekam dalam format, media, serta metode apapun, baik manual maupun otomatis.
  2.  Jay Kennedy, 1998. Arsip dinamis adalah informasi terekam dalam bentu apapun, termasuk data dalam system computer, dibuat atau diterima, dan dikelola oleh organisasi atau perorangan dalam transaksi kegiatan atau melakukan pekerjaan dan disimpan sebagai bukti kegiatan.
  3. Betty Ricks, 1992. Arsip dinamis adalah informasi terekam, apapun media atau karakteristiknya, yang dibuat dan diterima oleh suatu organissi yang berguna dalam kegiatan suatu organisasi.

 Beberapa pengertian arsip dinamis aktif dan in aktif
  1. Internatioonal Council on Archives (ICA). Arsip aktif adalah informasi yang terekam (records) yang secara tetap digunakan untuk mendukung pelaksanaan kegiatan badan, lembaga, organisasi. Yang dikelola dan disimpan oleh lembaga pencipta arsip tersebut.
  2. Kennedy, 1998. Arsip dinamis aktif adalah arsip yang masih sering dirujuk dan ditemukan atau yang berisi informasi yang sangat berkaitan denan kegiatan mutakhir organisasi 
  3. Association of Records Managers and Administrstor (ARMA), 1984. Arsip aktif sebagai arsip yang secara tetap ( regularly ) masih dirujuk dan diperlukan untuk kegunaan organisasi saat ini.
  4. Betty Ricks. Suatu arsip dapat dikatakan arsip aktif apabila arsip tersebut digunakan secara terus menerus (regular basis). Sedangkan arsip dipertimbangkan menjadi in aktif jika digunakan kurang dari 10 kali dalam 1 tahun.
Mayoritas arsip dinamis aktif adalah merupakan korespondensi, dan berikut beberapa contoh arsip dinamis aktif yang berupa korespondensi:
  1. Formulir. Merupakan bentuk arsip yang biasa digunakan untuk mengumpulkan informasi dan mendistribusikan kepihak yang berkepentingan.
  2. Laporan. Merupakan sarana atau alat untuk mempertanggung jawabkan suatu kegiatan berhubungan dengan kegiatan yang telah dilakukan dari satu pihak (yang member perintah) kepihak lain (yang memerintahkan).
  3. Manual. Merupakan petunjuk / arahan untuk mengerjakan sesuatu yang dituangkan dalam bentuk perintah.
  4. Surat. Merupakan salah satu sarana untuk berkomunikasi dari satu pihak kepada pihak lain.

 Alasan Pentingnya Pengelolaan Arsip Vital:
  1. Alasan Ekonomis. Intinya dengan pengelolaan arsip maka akan menekan biaya yang mungkin timbul berkaitan dengan arsip itu sendiri.
  2. Alasan Hukum. Pada arsip tertentu memang terdapat keterangan yang mempunyai kekuatan hukum baik itu berhubungan dengan status organisassi itu sendiri maupun dalam hubungannya dengan organisasi lain.
  3. Alasan Politis. Maksudnya adalah jika arsip tersebut berisi hal – hal yang bersifat rahasia organisasi yang tidak boleh di publikasikan. Dan juga berisi kebijakan – kebijakan yang ditujukan secara khusus.

 Posisi arsip Vital Dalam Managemen Arsip Dinamis (Records Management). Merupakan suatu proses daur hidup / proses sampai terbentuk arsip dinamis dan statis.
Menurut Michael Ropper dalam Boedi Martono, 1997.
a. Records Creation (Penciptaan Arsip) meliputi:
  1. Form Design (Desain Formulir)
  2. Form Management (Manajemen Formulir)
  3. Preparation and management of correspondence (Persiapan dan manajemen korespondensi)
  4. Reports Management (Manajemen Pelaporan)
  5. Management of Information System (Sistem Informasi Manajemen).

 b. Records Use and Maintenance (Penggunaan dan Pemeliharaan Asip), meliputi:
  1. Filing and retrival systems (Pemberkasan dan Penemuan kembali arsip)
  2. Files Management (Manajemen Pemberkasan)
  3. Mail and Telecommunication Management (Manajemen Surat dan Telekomunikasi)
  4. Selection and Management of office copying Machines (Seleksi dan manajemen mesin copy kantor)
  5. System Analisis (Analisis Sistem)
  6. Vital Records Program (Program arsip vital)
  7. Records Center (Pusat Arsip).
C. Records Disposal (Penyusutan Arsip), meliputi:
  1. Identification and description of records series (identifikasi dan deskripsi seri arsip)
  2. Development of Record Retention and Disposal schedule (pengembangan jangka simpan arsip dan jadwal penyusutan)
  3. Records Apprasial (Penilaian Arsip)
  4. Records Destruction (Pemusnahan Arsip)
  5. Transfer of records to archives (Pengalihan Arsip menjadi arsip statis)

 B. Perlindungan Terhadap Arsip Vital

 Perlindungan terhadap arsip diperlukan untuk menjaga keutuhan dokumen dan 
juga nilai informasi yang terdapat didalamnya.
Hal – hal yang dapat memusnahkan atau menghilangkan sebuah arsip diantaranya sebagai berikut:
  • Bencana alam
  • Akibat ulah manusia

 Dalam pelaksanaannya, perlindungan arsip tersebut sesuai dengan Surat Edaran Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Republik Indonesia Nomor SE/06/m.pan/3/2005 tentang Perlindungan, Pengamanan,dan Penyelamatan  Dokumen Arsip Vital Negara erhadap Musibah/Bencana. Dari ANRI, menindak lanjuti dengan Peraturan Kepala Arsip Nasional Rerpublik Indonesia Nomor 06 tahun 2005 tentang Pedoman Pengamanan dan Penyelamatan Dokumen/Arsip Vital Negara.

 Standart Kompetensi yang harus di kuasai untuk Modul ini.
  1. Arti arsip dan hubungannya dengan organisasi
  2. Alasan pengelolaan dan perlindungan arsip.
  3. Posisi arsip vital dalam manajemen arsip dinamis
  4. Arsip, dan penyebab terjadinya kerusakannya.
Demikian  Ringkasan Materi Pengelolaan Arsip Vital  semoga bermanfaat. Terima kasih.

Subscribe to receive free email updates: