Cara Membuat Buku Inventaris Pada Perpustakaan Beserta Penjelasannya
Cara Membuat Buku Inventaris Pada Perpustakaan Beserta Penjelasannya - Inventaris perpustakaan merupakan kegiatan pencatatan kepemilikan sebuah koleksi perpustakan baik dalam bentuk kartu, buku maupun dalam database komputer.
Sebagai pengantar perlu dimengerti terlebih dahulu bahwa jenis informasi yang ada di perpustakaan dapat berupa sebagai berikut :
Inventaris Koleksi Perpustakaan
Semua koleksi sebagai bahan informasi yang akan menjadi milik perpustakaan maka hendaknya didokumentasikan berdasarkan jenis bahan informasinya.Sebagai pengantar perlu dimengerti terlebih dahulu bahwa jenis informasi yang ada di perpustakaan dapat berupa sebagai berikut :
- Buku
- Majalah / terbitan berseri
- CD
- Film
- Gambar, dll
Dari masing - masing jenis koleksi tersebut tentu memerlukan penanganan dan pencatatan secara khusus juga. Akan tetapi secara garis besar memiliki informasi pokok yang sama. Informasi tersebut meliputi :
- Penomoran
- Tanggal penerimaan
- Pemberian nomor inventaris
- Sumber / Asal koleksi
- Pengarang
- Judul Koleksi
- Impresium
- Pengkodean koleksi
Inventaris Untuk Buku
Contoh sederhana kartu inventaris buku dibawah ini mengambil dari buku inventaris yang kami pakai di perpustakaan sekolah kami. Cantumannya juga sederhana akan tetapi setidaknya cukup mencakup kebutuhan akan informasi yang disyaratkan sebagaimana diatas.
 |
| Contoh Format Inventaris Buku |
Penjelasan Gambar Kartu Inventaris
Untuk inventaris buku dapat secara umum meliputi bagian - bagian sebagai berikut, yaitu :
- Nomor Urut, merupakan nomor pencatatan pada buku tersebut. Artinya buku tersebut dicatatkan pada buku pada urutan ke (....). Penggunaan nomor urut ini dapat dirubah misalnya setelah angka 10.000 maka kembali ke angka 1 lagi. Akan tetapi tidak untuk kode inventarisnya.
- Nomor Inventaris. Berbeda dengan nomor urut nomor inventaris harus bersifat unik, artinya setiap nomor harus berbeda. Ini sekaligus dapat digunakan sebagai nomor pengkodean dalam otomasi nantinya. Pastikan nomor tidak ganda dan nomor ini bersifat personal untuk tiap koleksi, jadi ketika terdapat 1 judul buku dengan 5 jumlah eksemplar maka harus memiliki 5 nomor inventaris juga. Disinilah perbedaan nomor urut dan nomor inventaris.
- Nomor Klasifikasi, merupakan nomor panggil yang berkaitan dengan isi buku tersebut. Jadi buku tersebut sekaligus harus sudah dikelompokkan dalam kategori kelasifikasi kelas berapa. Ada juga yang pada bagian ini sudah langsung diberikan nomor panggilnya yang meliputi nomor klasifikasi, 3 hruf pertama pengarang dan satu huruf pertama judul, ini lebih baik.
- Tanggal. Diisi tanggal ketika koleksi buku tersebut diterima oleh pihak perpustakaan. Jangan lupa untuk menggunakan selalu konsisten dalam menggunakan format tanggalnya untuk mengurangi kesalah pahaman dalam membaca saat pelaporan.
- Judul. Tulislah judul sebagai mana terdapat pada koleksi tersebut secara lengkap. Dan apabila penulisan terlalu panjang boleh disambung dengan tanda elipsis, yaitu diganti dengan tanda tiga titik (...).
- Pengarang. Pengarang dapat berupa nama perorangan / pribadi atau dapat juga lembaga yang menciptakan karya buku tersebut atu juga dapat berupa lembaga yang bertanggungjawab atas substansi karya. Sebaiknya untuk gelar tidak dicantumkan untuk menghindari kesalahan dalam menafsirkan arti singkatan tersebut. Cukup tuliskan nama secara lengkap.
- Bagian Impresium, yaitu bagian yang memuat nama kota koleksi tersebut diterbitkan beserta tahun terbit. Apabila tidak diketahui dimana tempat diterbitkan maka dapat dituliskan dengan kode ((s.l)), ini merupakan singkatan dari sino loco yang artinya tanpa tempat / lokal atau dapat juga ditulis dalam bahasa Indonesia yaitu dengan ((t.k)) maksudnya singkatan dari tanpa kota.
- Asal Buku. Yang dimaksud asal buku disini adalah dari mana buku tersebut di serahkan kepada perpustakaan kita, apakah W (wakaf), H (hadiah), P (Pembelian) ataukah L (lain - lain). Jika buku terebut merupakan pemberian kenang - kenangan dari siswa kelas 9 yang lulus berarti dapat kita kategorikan sebagai buku hadiah misalnya, atau dari pengadaan menggunakan dana BOS berarti masuk pada kolom P (pembelian) begitu dan seterusnya.
- Bahasa. Untuk kolom bahasa ini tinggal menyesuaikan bahasa apa yang digunakan pada buku tersebut. Hanya saja karena kit menggunakan kolom cek lis maka kita tidak dapat menuliskan semua bahasa pada buku inventaris tersebut, jadi untuk bahasa selain yang ada pada kolom akan masuk pada kolom bahasa lainnya.
- Harga. Gunakan pada label harga yang terdapat pada koleksi tersebut. Biasannya ini kita gunakan untuk menentukan denda apabila terdapat pelanggaran pada anggota misalnya koleksi hilang atau rusak.
- Jumlah. Maksudnya adalah jumlah eksemplar yang diterima pada judul tersebut.
- Keterangan. Gunakan kolom ini untuk menginformasikan kondisi koleksi setelah stock opname. Jika kondisi baik dan koleksi tersedia maka tidak perlu diisi atau kosongi saja. Akan tetapi jika koleksi rusak atau hilang maka berikan keterangan pada kolom ini nantinya.
Untuk contoh format excell silahkan unduh pada link yang tersedia kami sediakan berikut :
Sedangkan untuk inventaris jenis koleksi terbitan berseri sedikit berbeda formatnya, karena koleksi berikut merupakan koleksi yang bersifat berkala (rutin) diterima dan cenderung sama untuk judul dan penerbitnya.
Perbedaan tersebut yaitu terdapat pada bagian volume, nomor, bulan dan tahun yang dicatat secara berurutan. Namun untuk cantuman yang lain cenderung sama yaitu mengenai judul, bagian impresium dan call number atau nomor panggil. Untuk lebih jelasnya bisa dilihat pada contoh gambar dibawah ini.
 |
| Contoh Format Inventaris Terbitan Berseri |
Untuk contoh format kartu inventaris terbitan berseri dapat di unduh pada tautan berikut :
Demikian tulisan kali ini tentang Cara Membuat Buku Inventaris Pada Perpustakaan Beserta Penjelasannya semoga bermanfaat. Mohon maaf jika terdapat kekeliruan dalam menyebutkan nama dan istilah. Jangan sungkan untuk membagikan tulisan berikut jika dirasa bermanfaat. Terima kasih.