Kegiatan Utama di Perpustakaan Yang Harus Di Ketahui

Kegiatan Utama di Perpustakaan Yang harus di Ketahui Pustakawan Dan Pengelola Perpustakaan - Perpustakaan merupakan tempat yang dapat memberikan informasi secara spesifik kepada siapa saja yang membutuhkan sesuai jenis bacaannya.

Fungsi Perpustakaan

Dari segi manfaat, perpustakaan memiliki beberapa hal yang kesemuanya itu dikategorikan dalam fungsi poko perpustakaan yang diantaranya adalah mendukung dalam hal kepentingan pendidikan, penelitian, merupakan lembaga dokumentasi dan wahana rekreasi yang edukatif.

Jenis Perpustakaan

Di Negara kita jenis perpustakaan ini sendiri di kenal ada beberapa jenis diantaranya :

Perpustakaan Umum, merupakan perpustakaan milik pemerintah daerah yang bertempat baik di propinsi maupun tingkat kabupaten. Jenis koleksinya sendiri bersifat umum, karena target baca dari perpustakaan ini adalah semua lapisan masyarakat. Termasuk didalam perpustakaan umum ini nantinya adalah berupa perpustakaan keliling dengan menggunakan mobil atau kendaraan yang dibuat secara khusus bentuknya.
Perpustakaan Khusus artinya koleksi yang dikelola adalah koleksi yang spesifik atau khusus pada hal tertentu. Misalnya adalah perpustakaan khusus kedokteran, maka koleksi yang dimiliki adalah buku dan segala koleksi yang berkaitan dengan kedokteran.
Perpustakaan Perguruan Tinggi, adalah perpustakaan yang berada di ingkungan perguruan tinggi tersebut. Didalamnya nanti nya juga data dikategorikan dalam perpustakaan khusus jika memang mengelola koleksi yang spesifik.
Perpustakaan Sekolah yaitu perpustakaan yang berada disekolah, koleksinya juga terbatas pada koleksi yang menunjang pembelajaran terutama sesuai kurikulum yang digunakan disekolah tersebut. Pada perpustakaan sekolah yang sudah modern sudah lebih dari itu tapi sudah menjadi wahana kreasi bagi siswa guna menunjang minat dan bakat siswa sebeum mengambil study yang pas ketika di perguruan tinggi.
Perpustakaan Nasional, merupakan perpustakaan milik pemerintah pusat atau Negara. Perpustakaan ini menampung semua terbitan yang ada di Negara kita termasuk mengelola koleksi – koeksi kuno yang sudah di akuisisi oleh Negara.

Kegiatan Utama Di Perpustakaan

Perpustakaan jenis apapun pada dasarnya memiiki kegiatan utama yang sama yaitu meliputi : pengadaan, pengolahan dan pelayanan.
Hal tersebut merupakan kegiatan pokok yang memiliki sub kegiatan yang luas, oleh karenanya dalam tulisan berikut saya akan coba ulas satu persatu secara detail.

Pengadaan Bahan Pustaka

Secara umum kegiatan pengadaan bahan pustaka dapat di pahami sebagai kegiatan penambahan koleksi. Penambahan koleksi ini sendiri dapat dilakukan dengan beberapa cara antara lain : dengan pembelian, pertukaran dan permohonan hadiah.

Namun demikian dalam pengadaan buku ini tentunya dibatasi oleh jenis perpustakaan itu sendiri, jadi tidak bisa dengan sembarangan membeli buku, karena harus menyesuaikan hasil seleksi koleksi yang telah dilakukan sebelumnya dan tentu berorientasi pada kebutuhan pembaca agar koleksi yang dimiliki tersebut relevan dengan pemustakanya.

Lalu hal apa saja yang terdapat dalam kegiatan pengadaan bahan pustaka ini ?
Sub kegiatan ini meliputi hal - hal sebagai berikut :

⏩Pemilihan Bahan Pustaka

Dalam proses pemilihan bahan pustaka, kita dibantu oleh sarana yang biasa dipakai yantiu katalog penerbit. Katalog penerbit itu sediri adalah daftar koleksi yang dikeluarkan oleh penerbit dan diberikan deskripsi singkat sehingga kita mudah dalam memahaminya. Selain itu juga sarana berupa daftar tambahan koleksi yang diajukan oleh pemustaka. Lalu dari hasil pemilihan tersebut diperolehlah data - data atau daftar buku yang akan diadakan baik secara pembelian atau dengan cara yang lain.

⏩Pembelian Bahan Pustaka

Pembelian koleksi baik buku maupun non buku biasanya menggunakan metode sebagai berikut :

Pemesanan buku yang berasal dari luar negeri dapat dialamatkan ke alamat penerbit secara langsung. Gunakan surat resmi kepada penerbit untuk dapat diarsipkan sehingga dapat dipertanggung jawabkan secara formal ihwal pembelian tersebut.
Untuk pembelian buku ke luar negeri akan tetapi lebih dari satu penerbit dapat dilakukan melalui agen, hal ini untuk mempermudah dalam pemesanan dan pengadministrasiannya nanti.
Pembelian dapat dilakukan secara langsung ke toko atau penerbit ketika mengadakan pameran buku di suatu tempat.
Pemesanan tetap (Standing Order). Jenis pemesanan ini biasanya adalah jenis pembelian yang sudah berlangganan. Misalnya untuk jenis surat kabar dan majalah.

Hal yang perlu diperhatikan dalam hal pembelian adalah terkait pengadministrasian dari pemesanan sampai pembayaran dan klaim retur jika terdapat ketidak sesuaian pembelian. Karenanya untuk tiap pembelian hendaknya dibuatkan surat pemesanan terlebih dahulu dan dibuat rangkap 3 yang masing - masing peruntukannya adalah :
1. Lembar 1 dikirimkan
2. Lembar 2 untuk sekretariat
3. Lembar 3 untuk arsip pemesanan.

⏩Penerimaan Bahan Pustaka

Koleksi yang sudah di pesan akan dikirimkan sesuai denan daftar pembeliannya, sedangkan untuk metode pembayaran dapaat bermacam - macam. Namun untuk saat ini lazimnya sudah menggunakan pembayaran non tunai.

Setelah paket pembelian tiba hal yang harus dilakukan adalah mencocokkan daftar koleksi yang dibeli dengan paket koleksi yang dikirimkan. Pastikan sudah sesuai baik judul, pengarang dan penerbit juga tentang kondis koleksi itu sendiri. Jangan sampai terdapat cacat fisik saat penerimaan.

Selanjutnya petugas bagian ini memberikan stempel atau tanda tanggal penerimaan sesuai saat diterima. Cantuman inilah nantinya yang akan dijadikan sebagai rujukan bagi petugas bagian pencatatan koleksi ke dalam daftar buku inventaris dan petugas yang menginputkan kedalam database jika sudah terkomputerisasi.

Kegaitan selanjutnya adalah membuatkan statistik terkait pengadaan tersebut secara lengkap dan dilaporkan berkala.

Pengolahan Bahan Pustaka

Secara garis besar, kegiatan pengolahan bahan pustaka ini antara lain adalah sebagai berikut :

1. Pemberian nomor induk pada buku baru

2. Pembuatan deskripsi bibliografi pada tiap buku

3. Pemberian nomor klasifikasi dan tajuk subjek

4. Pengentrian data bibliografis buku kedalam database sistem.

5. Pembuatan kartu katalog

6. Penataan kartu katalog kedalam kotak penyimpanan.

7. Pemberian label buku.

8. Pembuatan kantong buku, slip buku dan kartu buku.

9. Penempatan koleksi di rak (Selving)

Pelayanan Bahan Pustaka

Selesai proses pengolahan langkah selanjutnya adalah melayankan koleksi tersebut kepada pemustaka. Pastikan koleksi yang sudah kita oleh tadi sudah ditata sesuai dengan kelas pada ddeskripsi koleksi masing - masing.

Jenis layanan ini sendiri nantinya juga bermacam-macam sesuai kebijakan perpustakaan dan koleksi yang tersedia. Ada yang menerapkan sistem konvensional dan ada juga yang menggunakan sistem terkomputerisasi (otomasi).

Sesuai persyaratan kelengkapan perpustakaan maka untuk pemustaka atau pengguna perpustakaan harus dibuatkan kartu keanggotaan. Jenis keanggotaan ini juga dapat di kategorikan dalam beberapa macam tergantung jenis perpustakaan tersebut. Pada kartu anggota tersebt sekalian dicantumkan Tata Tertib Perpustakaan agar dapat di patuhi dan dilaksanakan demi kenyamanan bersama.

Peminjaman dan pengembalian buku diatur dalam tata tertib perpustakaan tersebut, misalnya setiap peminjaman harus menunjukkan kartu anggota, peminjam memiliki batas maksimal peminjaman dan lain sebagainya.

Penagihan koleksi yang terlambat dipinjam oleh anggota dapat dilakukan dengan mengirimkan email atau nomor telephon yang sudah tercantum dalam kartu anggota. Atau jika memang memungkinkan dapat menggunakan fasilitas SMS Gateway yang sudah secara otomatis diberikan peringatan keterlambatan jika telah melewati batas peminjaman.

Masih pada divisi pelayanan, maka perlu diadakan petugas bagian layanan informasi. Petugas ini nantiya bertugas melayani pemustaka yang kesulitan dalam mencari koleksi dan melayani juga dalam hal koleksi rujukan yang relevan dan cepat.

Sama seperti pada divisi lain, maka untuk setiap pelaksanaan kegiatan harus dibuatkan statistiknya guna dilaporkan secara periodikal.

Demikian tidak terasa sudah lumayan panjang tulisan kali ini tentang macam kegiatan utama di perpustakaan yang harus diketahui baik pustakawan, petugas perpustakaan bahkan masyarakat umum sebagai pengetahuan.

Terima kasih berkenan membacanya dan mohon maaf untuk kekeliruan yang mungkin terjadi baik dalam menyebutkan kata maupun istilah.